HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1. Algemene bepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. de Stichting: Stichting Save Movement the Netherlands (met als handelsnaam Animal Save Nederland), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70126275.
2. de Statuten: de statuten van de Stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20-11-2017 bij notaris mr. R. Jabri te Hilversum.
3. het bestuur: het bestuur van de Stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten.
4. projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de Stichting.
5. de internationale organisatie: Animal Save Movement gevestigd in Toronto, Canada.

Artikel 2. Beleid

1. Het beleid wordt door het bestuur vastgelegd in een beleidsplan.
2. Dit beleidsplan wordt minimaal driejaarlijks geactualiseerd en herzien.
3. Elke nieuwe versie van het beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering is goedgekeurd en vervangt daarmee het voorgaande beleidsplan.
4. Het beleid wordt mede afgestemd op campagnes van de internationale organisatie.
5. Het beleid ten aanzien van de voor de Stichting werkzame vrijwilligers wordt separaat vastgelegd in een nader op te stellen document ‘Vrijwilligersbeleid’.

Artikel 3. Bestuur en bestuursleden

1. Het bestuur:

1. Bestuurt en vertegenwoordigt de Stichting.
2. Neemt bestuursbesluiten (zie Artikel 4).
3. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan en de jaarbegroting.
4. Werft actief fondsen om daarmee het behalen van haar doelstellingen te financieren.
5. Zet vrijwilligers in om haar projecten (gedeeltelijk) uit te voeren.
6. Werkt nauw samen met de country liaison(s) (landelijke coördinator(en)) die is/zijn aangesteld door de internationale organisatie.
7. Draagt zorg voor de voor de Stichting werkzame vrijwilligers ten aanzien van een prettige en veilige werkomgeving en zal in dit kader een aansprakelijkheidsverzekering hanteren. Zie ook Artikel 8.2.
8. Kan waar nodig een beroep doen op professionele resources van de internationale organisatie, zoals HR.
9. Ondertekent tijdens de jaarvergadering de jaarrekening (alle bestuursleden).
10. Spant zich als geheel en individueel maximaal in om de ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden.
11. Voert haar taken onbezoldigd uit. Bestuursleden hebben wel recht op een onkostenvergoeding, waaronder reiskosten t.b.v. vergaderingen.

2. De voorzitter:

1. Heeft algemene leiding van de Stichting.
2. Vertegenwoordigt de Stichting naar buiten toe.
3. Overlegt met officiële instanties.
4. Geeft leiding aan het bestuur.
5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
6. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
7. Ondertekent de vastgestelde notulen, tezamen met de secretaris c.q. notulist.
8. Stelt in samenspraak met de overige bestuursleden het beleidsplan op en ziet erop toe dat dit minimaal driejaarlijks herzien wordt.
9. Coördineert en stuurt activiteiten.
10. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
11. Voert een tussentijdse financiële controle uit in het geval de penningmeester voortijdig aftreedt.
12. Onderhoudt contact met de internationale organisatie m.b.t. (de verantwoording van) de door hen beschikbaar gestelde fondsen.

3. De secretaris:

1. Roept de vergaderingen bijeen, stelt in overleg met de overige bestuursleden de vergaderagenda op en draagt zorg dat deze tezamen met eventuele benodigde stukken naar de bestuursleden wordt gestuurd.
2. Maakt van elke vergadering de notulen op, waarin minimaal vermeld staan:
   • De datum en plaats van de vergadering
   • De aan- en afwezige bestuursleden
   • Eventuele verleende volmachten
   • Genomen besluiten
   • Vastgestelde actiepunten (wie doet wat?)
3. Verstuurt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering de conceptnotulen naar alle bestuursleden.
4. Ondertekent de vastgestelde notulen, tezamen met de voorzitter.
5. Stelt na afloop van elk kalenderjaar het jaarverslag op.
6. Beheert in beginsel de mailbox, fysieke post en schakelt waar nodig andere bestuursleden in om deze te behandelen.
7. Archiveert alle relevante documenten via één of meerdere door het bestuur aan te wijzen online platformen (bijv. Trello, Google Drive etc.) ter inzage voor alle (toekomstige) bestuursleden en houdt dit archief actueel.
8. Houdt de gegevens in het rooster van aftreden bij en geeft aan wanneer er een verkiezing/herbenoeming nodig is (zie Artikel 6).
9. Ziet er op toe dat besluiten worden genomen in overeenstemming met de Statuten, dit huishoudelijk reglement en de wet.
10. Houdt toezicht op de website en werkt samen met de webmaster(s) om de inhoud actueel en relevant te houden.
11. Draagt zorg voor het jaarlijks voor 1 juli publiceren van alle noodzakelijke stukken op de website m.b.t. de ANBI-status, d.w.z. het jaarverslag, de jaarrekening en de hoofdlijnen uit het beleidsplan, evenals updates van dit huishoudelijk reglement.
12. Beheert de gegevens van (ex-)bestuursleden, vrijwilligers en ex-werknemers.
13. Draagt zorg voor een up-to-date privacybeleid volgens de AVG.
14. Houdt de iAnimal-licentie van Animal Equality up-to-date ten aanzien van gemachtigde gebruikers.

4. De penningmeester:

1. Voert de financiële administratie.
2. Archiveert alle bijbehorende facturen, kassabonnen en andere documenten.
3. Stelt voorafgaand aan elke jaarvergadering de jaarrekening op, bestaande uit een balans en een staat van baten en lasten met een toelichting.
4. Beheert het kasgeld, de bank- en eventuele spaarrekeningen en overige financiële rekeningen, zoals PayPal, Mollie, SumUp e.d.
5. Heeft met een tweede bestuurslid gezamenlijke bevoegdheid voor het doen van bankoverschrijvingen van bedragen boven € 1000,-.
6. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
7. Stelt jaarlijks een begroting op en evalueert deze tussentijds en na afloop van het boekjaar tezamen met de overige bestuursleden.
8. Werft financiële middelen, zoals donaties, sponsoring, fondsen en subsidies.
9. Ziet erop toe dat fondsen met een specifiek doel daarvoor worden aangewend dan wel gereserveerd (zoals gespecificeerde funding door de internationale organisatie) en bewaakt hierbij zowel het banksaldo als een correcte verwerking in de administratie.
10. Draagt zorg voor onkostenvergoedingen.
11. Regelt fiscale zaken en verzekeringen.

5. Het algemeen bestuurslid:

1. Maakt actief deel uit van het algemeen bestuur.
2. Brengt relevante ontwikkelingen in.
3. Signaleert problemen en draagt oplossingen aan.
4. Ondersteunt waar nodig de overige bestuursleden en kan in overleg bepaalde taken gedelegeerd krijgen.

Artikel 4. Besluiten

Het bestuur:

1. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, waarvan de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte worden gesteld. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat dergelijke besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
2. Neemt alle overige besluiten tijdens een bestuurs- of jaarvergadering.
3. Kan slechts geldige besluiten nemen indien tenminste twee derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is dan wel een volmacht heeft verstrekt.
4. Neemt besluiten met volstrekte meerderheid (meer dan de helft) van de stemmen, uitgezonderd situaties waarover de Statuten en/of dit huishoudelijk reglement anders voorschrijven.
5. Neemt over niet-geagendeerde voorstellen uitsluitend een besluit indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt.

Artikel 5. Vergaderingen

1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in overleg de conceptagenda op.
2. De conceptagenda wordt uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering naar de bestuursleden gemaild. In spoedeisende gevallen kan deze termijn verkort worden tot 3 dagen.
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de definitieve agenda vastgesteld. Bestuursleden kunnen beslissen agendapunten toe te voegen, te wijzigen, te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering.
4. Van elke vergadering worden notulen opgemaakt, die zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering naar alle bestuursleden worden gestuurd.
5. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld (door ondertekening door de voorzitter en de secretaris c.q. de betreffende notulist).
6. Ieder bestuurslid kan zich tijdens een vergadering door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen op grond van een schriftelijke volmacht. De gevolmachtigde kan slechts een rechtsgeldige stem uitbrengen over de in de volmacht omgeschreven agendapunten.
7. Het is mogelijk andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter beslist hierin.

Artikel 6. Rooster van aftreden

1. Bestuursleden worden aangesteld voor een periode van 3 jaar.
2. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar (zie ook Statuten).
3. Per 1 juli 2023 ziet het rooster van aftreden er als volgt uit:

4. Een bestuurslid benoemd in een tussentijdse vacature neemt op dit rooster de plaats in van diens voorganger.

Artikel 7. Royement

1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij/hen door onbehoorlijk bestuur schade voor de Stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij/hen tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het aantal uitgeschreven vergaderingen heeft verzuimd.

Artikel 8. Aanvullende functies

1. Vrijwilligerscoördinator:

1. Is het eerste aanspreekpunt voor lokale organisatoren.
2. Stuurt de acties aan door nauw samen te werken met lokale organisatoren.
3. Zorgt ervoor dat acties goed zijn verspreid qua data en locaties.
4. Verzorgt de begeleiding van nieuwe organisatoren en andere vrijwilligers.
5. Werft vrijwilligers voor grotere evenementen, marsen en beurzen.
6. Voert overleg met en informeert/adviseert het bestuur m.b.t. het (vrijwilligers)beleid.
7. Inventariseert de wensen en behoeften van vrijwilligers en koppelt knelpunten terug aan het bestuur.
8. Sluit vrijwilligersovereenkomsten af.
9. Beheert en verstrekt actiematerialen.
10. Ziet erop toe dat vrijwilligers gemaakte onkosten vergoed krijgen.
11. Organiseert workshops/trainingen voor vrijwilligers.
12. Werkt nauw samen met de (overige) country liaison(s).

2. Vertrouwenspersoon:

1. Is het eerste aanspreekpunt voor zowel vrijwilligers als bestuursleden die ergens mee zitten, zoals psychische belasting door blootstelling aan dierenleed, maar ook bij klachten, conflicten en ongewenste omgangsvormen.
2. Adviseert betrokkene daarin en verwijst indien nodig door naar professionele hulpverleners.
3. Informeert betrokkene over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
4. Schakelt indien nodig en met instemming van betrokkene HR van de internationale organisatie in.
5. Kan het bestuur gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele waargenomen patronen.
6. Heeft geheimhoudingsplicht, tenzij betrokkene uitdrukkelijk anders verlangt.

3. Webmaster:

1. Beheert de website inclusief webshop qua inhoud, structuur en design.
2. Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
3. Controleert aangeboden content op spel- en typefouten.
4. Plaatst aangeboden content en houdt deze actueel en relevant.
5. Ziet erop toe dat de website voldoet aan de huisstijl.
6. Houdt de online kaart met slachthuislocaties bij.

4. Webshop beheerder:

1. Draagt zorg voor het verzenden van bestellingen.
2. Houdt de voorraad bij en stemt deze periodiek af met de webmaster t.b.v. de voorraad in de online winkelomgeving.
3. Maakt op 31 december van elk jaar een schriftelijke inventarisatie van de voorraad en verstrekt deze aan de penningmeester.
4. Declareert gemaakte verzendkosten bij de penningmeester.
5. Bewaart digitaal alle kassabonnen, facturen en verzendbewijzen en deelt deze met de penningmeester.

5. Social media beheerder:

1. Draagt zorg voor online zichtbaarheid.
2. Schrijft en plaatst teksten voorzien van visuals om prikkelende statements te maken.
3. Zoekt relevante content om te delen.
4. Speelt in op actualiteiten.
5. Reageert op comments van derden.
6. Reageert op chatberichten en schakelt waar nodig een derde in voor de beantwoording.
7. Deelt relevante informatie over de Stichting en haar projecten en activiteiten.
8. Plaatst Facebook-advertenties voor meer zichtbaarheid van bepaalde activiteiten.

6. Tekstschrijver/marketeer:

1. Schrijft blogs/interviews voor de website.
2. Verstuurt met regelmaat een nieuwsbrief.
3. Werkt waar nodig samen met het social media team en de webmaster voor relevante content.
4. Is creatief met video’s en/of ander beeldmateriaal.
5. Verzorgt de bestelling van flyers en ander drukwerk.

7. Coördinator foodtruck:

1. Draagt zorg voor de planning van acties en evenementen met de foodtruck.
2. Houdt toezicht op het naleven van de hygiënecode voor de horeca (HACCP).
3. Draagt zorg voor de inkoop en het bereiden van voedsel t.b.v. de foodtruck.
4. Stuurt vrijwilligers die in de foodtruck werkzaam zijn aan en wijst hen vooraf op de hygiënevoorschriften.
5. Reinigt en onderhoudt de foodtruck waar nodig.
6. Is verantwoordelijk voor een juiste en veilige stalling van de foodtruck.

Artikel 9. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin de wet, de Statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien beslist de voorzitter.
2. Geïnteresseerden kunnen op verzoek een kopie van de Statuten en dit reglement ontvangen per e-mail. Papieren exemplaren worden op verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Laatste wijziging bij bestuursbesluit vastgesteld d.d. 26-06-2023